Bölüm 06Yönetim ve yönetişimMakale 6.1
Görünürlük davranışı değiştirir
Gösterge panoları; birikmiş iş, stok, satın alma ve hazırlık sinyallerini sahiplenmeye ve aksiyona dönüştürdüğünde işe yarar.
- SorunTablolarda ve gelen kutularında saklı kalan sorunlar yönetilmez.
- SinyallerBirikmiş iş, aşamadaki bekleme süresi, sorumlu, öncelik, istisnalar.
- KararSıradaki adımı kimin, ne zamana kadar atacağı ve neyin kapanmış sayılacağı.
- KontrolKapanışa kadar takip, ardından öğrenme.
01İş problemi
Pek çok operasyonel sorun bilinmeyen sorunlar değildir. Biri tarafından bilinir, bir yerde kayıtlıdır ve üzerinde işlem yapabilecek herkes için görünmezdir: bir satın almacının gelen kutusunda gecikmiş bir sipariş, bir tabloda süresi geçmiş bir koruma işi, ortak bir posta kutusunda bekleyen bir netleştirme.
Kimsenin göremediği bir sorunun yönetişimi baştan zayıftır. Kimse ona sahip çıkmaz, kimse ne kadar eski olduğunu bilmez ve ilerlemeyi bıraktığında kimse fark etmez.
02Temel kavram
Görünürlük yönetişimin ilk adımıdır, tamamı değildir. Yararlı görünürlük her kalem için şunları gösterir:
- bir sorumlu: bir departman değil, tek bir kişi;
- bir durum: sürecin neresinde olduğu;
- bir yaş: orada ne kadar süredir beklediği;
- bir öncelik: neyi etkilediği;
- bir sonraki eylem: sırada ne olduğu ve bunu kimin yapacağı;
- bir kapanış kuralı: neyin tamamlanmış sayılacağı.
Bunlar olmadan bir gösterge paneli yalnızca bir rapor daha olur. Bunlarla birlikte istisna yönetimi, birikmiş iş kontrolü ve eskalasyon için bir çalışma aracına dönüşür.
03Karar kuralı
Bir kalemi sorumlusu, yaşı, önceliği ve sonraki eylemiyle birlikte görünür kıl ve kapanana kadar gözden geçir.
Görünürlük hesap verebilirliği mümkün kılar. İyileşme yaratıp yaratmadığını yönetim davranışı belirler: incelemelerde neyin sorulduğu, neyin eskale edildiği ve kapanışın kontrol edilip edilmediği.
04Sinyaller ve girdiler
- Birikmiş iş
- Açık kalemler ve zaman içindeki hacimleri.
- Aşamadaki bekleme
- Kalemlerin her adımda ne kadar beklediği.
- Sorumluluk
- Her kalemin adı belli bir sorumlusu olup olmadığı.
- Öncelik
- Her kalemin neyi etkilediği.
- Eskalasyon
- Sınırını aşmış kalemler.
- İş yükü
- Sorumluların gerçekçi olarak işlem yapıp yapamayacağı.
05Model
- 01SinyalBir şey ilgi gerektiriyor.
- 02Görünürlükİşlem yapabilecek kişiler onu görebiliyor.
- 03SorumluTek bir kişi sorumlu.
- 04EylemSonraki adım tanımlı.
- 05Takipİlerleme yaşa ve önceliğe göre kontrol ediliyor.
- 06KapanışKalem açık bir kurala göre kapatılıyor.
- 07Öğrenme ve KPIÖrüntüler sürece ve ölçütlerine geri besleniyor.
06Çözümlü örnek
Temsili örnek
Bir toplantıyı değiştiren birikmiş iş görünümü
Açık satın alma kalemlerinin bir listesini satır satır gözden geçiren haftalık bir inceleme düşünün. Liste uzundur ve her kalem eşit görünür.
Bunun yerine aynı kalemleri aşamaya ve yaşa göre, her kalem için tek bir sorumluyla ve sınırını aşmış kalemler en üstte olacak şekilde gösterin. Toplantı artık kritik bir aşamadaki en eski kalemlerle başlar, her sorumludan sonraki eylemi ve tarihini ister ve bir kalemi ancak malzeme kullanılabilir olduğunda kapatır.
Verideki hiçbir şey değişmedi. Değişen, toplantının ilk olarak neye baktığıdır.
07Mesleki muhakeme
Bir gösterge paneli performansı iyileştirmez. Ona göre harekete geçen insanlar iyileştirir.
Görünürlük ters de tepebilir. İzlenen ölçütler yönetilir, bazen de göstermeleri gereken şey pahasına: yaş grafiğini iyileştirmek için erken kapatılan kalemler ya da birikmiş iş olarak görüneceği için kaçınılan işler.
Muhakeme, gerçek sonuçları yansıtan birkaç ölçüt seçmek, bunları sorumlu kişilerle birlikte okumak ve kötü bir sayıyı bir hüküm olarak değil, bir soru olarak ele almaktır.
08Hata türleri
Gösterge panelinin bir rapor daha olması
Veri gösterilir ama hiçbir karar değişmez.
ÖnlemHer görünüm bir sorumluya ve bir inceleme rutinine bağlanır.
Sorumlusuz görünürlük
Herkes sorunu görür, kimse harekete geçmez.
ÖnlemHer kaleme tek bir sorumlu atanır.
Yaş veya öncelik yok
Eski kritik kalemler yeni ve önemsiz kalemler gibi görünür.
ÖnlemYaş ve öncelik birlikte gösterilir.
Kapanış kuralı yok
Sorun sürerken kalemler kâğıt üzerinde kapatılır.
ÖnlemKapanmış olmanın ne demek olduğu tanımlanır.
Ölçütlerle oynanması
Performans iyileşmezken sayılar iyileşir.
ÖnlemÖlçütler sonuçlarla birlikte gözden geçirilir.
İş yükünün göz ardı edilmesi
Sorumlular ilerletebileceklerinden fazla kalem taşır.
Önlemİş yükü birikmiş işle birlikte izlenir.
09Saha notu
10Pratik kontrol listesi
- Görünür her kalemin adı belli tek bir sorumlusu var.
- Durum, yaş ve öncelik birlikte gösteriliyor.
- Sonraki eylem ve tarihi kaydedildi.
- Bir kapanış kuralı tanımlandı.
- Sınırını aşmış kalemler eskale ediliyor.
- İncelemeler en eski kritik kalemlerle başlıyor.
- Örüntüler yalnızca kalemleri değil, süreci düzeltmek için kullanılıyor.
11Bağlantılı bilgi
Deneyim
Bu ilke uygulamada
- Satın alma, sipariş takibi ve anlaşma desteğiOperasyonel deneyim
- Acil malzeme iş akışıDijital ürün konsepti
- Tedarikçi bilgi portalıDijital ürün konsepti
12Kanıt ve dayanak
Örnek açıklayıcıdır; belirli bir gösterge paneli için performans iyileşmesi iddia edilmemektedir. Dayanak: CV'deki rollerde prosedürler, raporlama ve dijital raporlama sorumlulukları ile Lean Six Sigma Yellow Belt eğitimi.